Smarte Schulanmeldung
Onlineanmeldung für neue Schülerinnen und Schüler
Online-Terminvereinbarung zur Anmeldung und Online-Übermittlung aller benötigter Daten für neue Schülerinnen und Schüler.
Zu Beginn jeden Jahres stehen Schulen vor der Herausforderung, die Flut der Anmeldedaten der neuen Schülerinnen und Schüler zu bewältigen.
Neben den persönlichen Angaben des Kindes müssen auch alle Daten der Erziehungsberechtigten und eine Vielzahl von zusätzlichen Informationen zusammengetragen werden, die in die jeweilige Schulverwaltungs-Software übertragen werden müssen.
Das händische Übertragen dieser Daten ist für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Schulsekretariaten nicht nur überaus zeitaufwändig, es ist auch sehr fehleranfällig.
Lückenhafte Übernahme durch unleserliche Handschriften oder Vertipper bei der Übertragung von Telefonnummern und Mailadressen bringen dann Probleme bei der Kontaktaufnahme mit den Erziehungsberechtigten mit sich.
Auf der Webseite der Schule wird ein Link zur Onlineanmeldung für neue Schülerinnen und Schüler hinterlegt.
Erster Schritt: Terminvereinbarung online
Die Erziehungsberechtigten reservieren sich zuerst einen Termin zur Anmeldung der Schülerin/des Schülers. Die Zeitfenster werden durch die Schulen selbst definiert. Nachbearbeitungszeiten und Pausen werden bei der Berechnung der Zeitfenster berücksichtigt.
Stornierungen o.ä. sind sowohl von Seite der Buchenden als auch von Seiten der Schule über das Tool möglich.
Zweiter Schritt: Eintragen/Ausfüllen des Anmeldeformulars
Direkt nach der Terminbuchung wird der Webseitenbesucher auf eine Seite mit Anmeldeformular geleitet, über das sämtliche benötigten Daten für die Anmeldung des Kindes eingetragen werden.
Von Zweig- oder Profilwahl über Anmeldung zur Nachmittagsbetreuung bis hin zu möglichen Krankheiten oder benötigten medizinischen Hilfsmitteln kann hier bereits alles abgefragt werden, was später für das Datenprofil der Schülerin oder des Schülers benötigt wird.
Die eingetragenen Daten werden im System abgelegt. Gleichzeitig werden aus den Daten PDF-Dokumente generiert.
Die erfassten Daten können aus dem TYPO3-System in verschiedenen Dateiformaten exportiert und anschließend in die schulinterne Verwaltungssoftware importiert werden.
Dritter Schritt: Download und Unterschrift der Anmeldung vor Ort
Zum vereinbarten Anmeldetermin, an dem die Erziehungsberechtigten vor Ort erscheinen, wird ihnen ein Ausdruck der zuvor übermittelten Daten zum finalen Abgleich und zur Unterschrift vorgelegt. Sollten die Anmeldedaten des Kindes bei Erscheinen der Eltern in der Schule noch nicht vorliegen, kann das Formular auch noch vor Ort in der Schule ausgefüllt werden.
Datenschutz und Datensicherheit
Alle Daten liegen auf gesicherten Servern innerhalb Deutschlands und werden nach Ablauf der Anmeldefrist sämtlich aus dem System gelöscht.
Nutzung der Terminvereinbarung über die Anmeldezeiten hinaus
Das Terminbuchungstool zur Buchung von Anmeldeterminen kann natürlich das ganze Jahr über weiterbetrieben werden, zum Beispiel zur Vereinbarung von Sprechstunden mit Lehrern.